2015.08.05号
「業務効率アップ　×　仕事の品質アップ」の仕事術

こんにちは。
株式会社シンカメールマガジン『 真価と進化 』編集局です。

昨日で、猛暑連続日過去最長だそうです。今日も猛暑なので、更に更新記録ですね。

そんな中、昨夜、都内から京浜東北線、東海道線、京急線で神奈川方面に
帰宅された方は、猛暑×大混乱で大変でしたね。

私は、浜松町から神奈川方面に帰宅したのですが、混雑に巻き込まれるのが嫌で、
品川駅で降りて、ご飯食べて、一人カラオケして、最終電車まで時間を潰しました。

それでも電車の再開目途は立っていなく、結果的に帰宅したのは、朝3時前でした。

今年の夏は、熱いぜ！（笑）

それでは、『 真価と進化 』2015.08.05号、最後までお付き合いください。

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「業務効率アップ　×　仕事の品質アップ」の仕事術


先日、ある研修に参加してきました。
その研修は、2015年の最先端のビジネスモデルを紹介するという内容でした。

新し物好きな私としては、「目から鱗！」という内容ではなかったのですが、
一つだけ、「すげぇ～！」と感動した事例がありましたのでそれを紹介したいと
思います。

それは法人との顧問契約を主とした弁護士の方のビジネスモデルです。

この弁護士の方は、かつて6社の法人と顧問契約を結んでいたそうです。
相談やアドバイスは、原則対面と電話で行い、毎日毎日朝から晩まで、
企業訪問や訪問準備で忙しくされており、疲れ果てた毎日を送っていたそうです。

そして、ある時、対面での相談・アドバイスを一切やらないことを決断し、
その代わりに、チャットアプリを通じた相談やアドバイスのみを行うように
したそうです。

その結果、顧問契約している法人が、6社から40社（！）まで増えたそうです。
契約の単価は、以前と変わらないままなので、売上6.6倍です！
しかも業務量は、2/3まで減ったそうです。（つまり、60社まで増やせるそうです）

更に、顧客満足度が上がったそうです。


なぜか？

我々は、日々小さな悩みやちょっとした気掛かりなことが積み重なって、
漠然としたモヤモヤ感に苛まれて過ごしているとも考えられます。

そんな小さな悩みやちょっとした気掛かりなことが、その場ですぐ解決されて
いくと、もっとスッキリした状態で、日々過ごせるのかもしれません。

また、小さな悩みやちょっとした気掛かりなことを放っておいて、気付かない内に、
大きな問題に発展していくこともあると思います。問題が大きくなると厄介ですが、
問題が小さい内に対処すれば、解決は容易です。

だからこそ、「相談したい時に、気軽に相談ができる。しかもすぐ返事が来る」という
チャットを介した弁護士の関わり方が、非常に高い評価を受けたそうです。



私は、前職で上海に駐在しており、日系企業の中国現地法人の総経理（社長）と
お仕事させて頂いておりました。その時、社長さんとの日々の密なコミュニケーションは、
全てスマホのチャット形式のショートメールでした。
※これは、中国の商習慣では当たり前で、LINEみたいなアプリで外部とのやりとりを済ませ、
　メールなどはあまり活用されません。

例えば、アポの日程調整をするにしても、20秒程度で完了します。
加えて、日々気軽に密に連絡をとっているので、お客様の置かれている状況や
心境を常に把握できています。そのため、先回りしてアドバイスを行ったり、
痒いところをかいてあげることができたりします。

無駄な提案をする必要もないし、無駄な提案をお行儀良く聞いてあげる必要もありません。

お互いの業務負荷も減り、更にサービス品質も上がる。



しかしながら、日本における多くの日系企業とのやりとりは、どうでしょう？
私の感じるところでは、主たる連絡手段は、未だに固定電話とメール。

固定電話…
電話するが、不在なので、折り返しの依頼をする。ちょっとだけ離席する。
席に帰ってくると、折り返しの電話があった伝言がある。また電話をするが、再び不在。

メール…
メールを書こうとすると、まずは宛先を入力する。宛先会社名を書こうと
するものの、前株だったか後株だったか覚えていないから、名刺を調べる。
「大変お世話になっております。」と挨拶文から書く。これだけでも小さな業務負荷、
小さな業務ストレスになります。やっとのことで、メールを書き上げて送信してみるが、
3日たっても返事が返ってこない。


コミュニケーションの抜け漏れが発生する。お互いの状況・心境がわからないので、
お互いにどう関わったら相手の力になるのか、相手にあえて確認しないと、
お互いわからない。業務が滞る。仕事のスピード感が落ちる。
結果、お互いの仕事の品質も下がる。



私は個人的には、お互いこういう無駄をなくして、効率よく、高い品質の仕事に
拘っていきたいなと思っております。


このメルマガを読まれている方で、ぜひ固定電話とメールから卒業しましょう！と
いう方がいらっしゃったら、ぜひ当社の窓口に相談してみてください！

当社は、このような取り組みはまだまだ未導入ですが、もしかしたらお互い
ハッピーになるきっかけになるかもしれません。